Cách viết một #Proposal thuyết trình hấp dẫn và ấn tượng

Bài viết liên quan:

Bữa nay Tiến cũng sẵn đây làm một bài để chia sẻ về cách viết một cái proposal tới các bạn và bài viết này là đút kết từ kinh nghiệm viết của mình, sau quá trình học hỏi cách viết từ các trang nước ngoài và hightlight cho chính mình.

Lưu trữ khối lượng thư quảng cáo trong inbox của bạn, hoặc thu thập brochures hay giao lưu tại cái cuộc họp trực tiếp, các buổi giới thiệu sản phẩm, họp báo, v.v... có thể giúp xác định khách hàng tiềm năng, nhưng để giành được một hợp đồng, các công ty quảng cáo tất cả những người làm marketing đều sẽ phải viết proposal. Nếu bạn là một marketer chịu trách nhiệm trong việc phát triển kế hoạch marketing cho sản phẩm, một chuyên gia thiết kế đồ họa trong lĩnh vực quảng cáo, và nhất là khi bạn làm việc cho phòng account của một agency quảng cáo thì rất có thể nhiệm vụ này sẽ được giao cho bạn.

Như Vậy, thế Proposal là gì thế?

Proposal là Đề xuất, trong đó trình bày những thiết kế, dự toán của công ty bạn về một công trình, dự án nào đó. Nó có thể được trình bày bằng Words, Excel, Pdf và Power point. Nhưng mình thấy chủ yếu mọi người dùng cũng dùng Powerpoint.

Nếu kỹ năng viết của bạn chưa được good, thì việc phải viết một bài present proposal có vẻ hơi đáng sợ đúng không? Đừng lo, đọc xong bài viết này rồi bạn sẽ biết là viết một Proposal cũng sẽ không khó lắm như bạn nghĩ đâu.

Trước tiên, chưa cần quan tâm đến loại hàng hóa hay dịch vụ bạn muốn trình bày, mỗi proposal đều sử dụng cấu trúc bốn phần sau đây:

Bốn phần này được chia dựa trên mục tiêu truyền tải nội dung nhé

Phần một: Giới thiệu về bạn, công ty hay sản phẩm (An introduction about you, your company or a product).

Phần hai: Đặt khách hàng là trung tâm (Client-centered).

Phần ba: Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng hoặc giải pháp mà bạn sẽ cung cấp nhằm giúp đỡ khách hàng giải quyết vấn đề của họ (provide a detailed description of what you propose to do or which solution you are going to provide to resolve your target clients' problem).

Phần bốn: Giới thiệu về chuyên môn và kinh nghiệm của bạn (Introduction of Your expertise and experience).

Lưu ý: Bạn có thể viết ngắn hay dài thì tùy theo nội dung bạn muốn viết, nhưng nhớ là thứ tự này vẫn như cũ nhé.

Chi tiết:

Phần một: Giới thiệu về bạn, công ty hay sản phẩm (An introduction about you, your company or a product).

- Giới thiệu bạn là ai và lý do bạn gửi proposal này.

- Nêu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo

- Cung cấp đầy thông tin liên hệ (Handfone, tel, fax, email, web, skype, yahoo ID, lưu ý trong proposal thể hiện được toàn bộ hệ thống nhận diện thương hiệu doanh nghiệp bạn - Corporate Identites).

- Ở phần trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái proposal.

Nếu là một proposal đơn giản thì phần này chỉ cần vậy là đủ rồi, nhưng nếu là một cái proposal phức tạp hơn thì bạn nên tóm tắt những điểm quan trọng nhất và có một bảng mục lục giúp người đọc tìm thấy các phần dễ dàng hơn. Điều này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn.

Phần hai: Đặt khách hàng là trung tâm (Client-centered).

Phần này là phần quyết định sự khác biệt giữa một cái proposal thành công và một cái phải bị "Out". Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn, sản phẩm hay dịch vụ của bạn giúp được gì cho khách hàng của bạn.

Thông thường thì đại khái sẽ là những phần overview về mục đích chương trình, phân tích về khách hàng mục tiêu của client, các yếu tố tác động đến sản phẩm của client, nhu cầu mà client đang mong muốn là gì? Cuối cùng ngân sách của client cho dự án này. Những chi tiết cụ thể cho dự án, nếu trong một proposal ngắn, bạn có thể liệt kê thẳng tất cả trong một trang (hoặc gửi file attach bản action plan và budget). Nhưng nếu là một dự án lớn, bạn nên làm mỗi chi tiết một trang riêng. Các chi tiết cụ thể này có thể là: Specifications, Customer insight, Schedule, Location, Budget, Deadlines, và một vài chi tiết khác....Nếu bạn có thắc mắc gì về tổ thức hay dự án được đề xuất, cứ gọi cho khách hàng để yêu cầu họ cung cấp thông tin bổ sung.

Bạn cần đặc biệt lưu tâm khi trình bày phần này trước khách hàng, bạn nên đặt trọng tâm vào mục tiêu chính của bạn. Đó chính là: "Những gì bạn có thể làm cho khách hàng của bạn". Cung cấp những chi tiết cụ thể mô tả về khách hàng là để chứng minh bạn đã lắng nghe nhu cầu của họ.

Sau mô tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm và mong muốn, phần tiếp theo là mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Phần này bạn mô tả chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án:

- Những ý tưởng của bạn đáp ứng nhu cầu đặt ra trong phần trước như thế nào?

- Những điều này sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng như thế nào ?

- Những chi phí khách hàng phải trả.

Phần quan trọng nhất của proposal là đây, bạn phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng và triển khai nó thành các đề xuất cụ thể.

Nếu là một cái proposal đơn giản, bản chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Nhưng nếu những cái proposal dài hơn, bạn có thể để các nội dung riêng như là: Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development..., tất cả tùy vào dự án.

Mục tiêu của bạn trong bước này là mô tả chi tiết những gì bạn định làm và giải thích ý tưởng của bạn, cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của khách hàng. Hãy càng cụ thể càng tốt!

Phần bốn: Giới thiệu về chuyên môn và kinh nghiệm của bạn (Introduction of Your expertise and experience).

Đây là phần cuối cùng nhưng không phải là phần bạn dành nói hết về công ty bạn đâu nhé. Đây là nơi cần phải bao gồm tất cả các thông tin mà bạn có sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm:

- Giới thiệu lịch sử Công Ty,

- Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team,

- Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự, và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.

- Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.

...

Như vậy, giờ bạn đã viết xong được bạn dự thảo đầu tiên cho proposal của mình. Chỉ còn việc là hoàn thiện nó bằng cách gửi cho một ai đó đọc thử và góp ý, sửa lỗi chính tả, và thiết kế, trang trí cho nó thật đẹp nữa là xong. Nhớ đừng quên thêm logo công ty vào nhé.

Một kinh nghiệm nữa của mình là bạn nên xuất proposal của bạn vào một file PDF và gửi cho khách hàng của bạn sẽ tốt hơn là gửi bản file gốc (rất nặng và còn liên quan đến vấn đề ý tưởng bị mất - Đây là điều khá tế nhị, mình xin không đề cập đến ở đây).

Các bạn có ý kiến hay kinh nghiệm gì khác muốn chia sẻ để giúp ích cho bài viết proposal này thì cùng comment chia sẻ với mình nhé.

Chúc các bạn một ngày tốt lành và đừng quên G+1 cho mình nếu thấy bài viết này hữu ích nhé.